Annak érdekében, hogy ezek a követelmények megvalósuljanak, időben el kell kezdeni a tervezést, valamint olyan költöztető céget kell választani, amely nagy tapasztalattal rendelkezik ezen a területen.
Mit jelent az előzetes tervezés?
A Promove az irodaköltöztetés során azt ajánlja, hogy az egész folyamatot egy előzetes tervezéssel indítsuk, amelynek során fel kell mérni a költöztetendő dolgokat, valamint le tudjuk írni a pontos koreográfiát. Az előzetes tervezésbe már a költöztető céget is be lehet vonni, ez azért is hasznos dolog, mert kaphatunk olyan kész forgatókönyvet, ami segíteni fogja a helyi koordinátor munkáját.
A koordinátor kijelölése elengedhetetlen
Ha nincs kijelölve felelős személy a költöztetés koordinálására, akkor könnyen előfordulhat, hogy elmennek egymás mellett az információk. Ennek kiküszöbölésére nevezzünk ki a cégnél egy olyan embert, aki mindent kézben tart a költözéssel kapcsolatban. Mindig tisztában van azzal, hogy éppen hol tart a folyamat, és tartja a kapcsolatot a költöztető céggel is. Ha szükséges, akkor referál a cégvezetés felé.
A tárgyi eszközök számbavétele
A cégnél lévő összes dolgot számba kell venni és listázni kell, ezáltal látni lehet, hogy mekkora lesz a költöztetendő dolgok mennyisége, valamint azt is, hogy megérkezés után miket kell majd ellenőrizni. Az árajánlat kéréséhez is fontos ez az információ, hiszen az is elképzelhető, hogy a költözést nem lehet egyetlen nap alatt lebonyolítani, ilyenkor ki kell jelölni a prioritásokat, hogy mik legyen azok a dolgok, melyeknek minél előbb meg kell érkezniük.
Az előkészületek
Az iratokat be kell dobozolni, ezeket a dobozokat pedig meg kell számozni és nyilvántartást kell róluk vezetni. Így tudni fogjuk azt, hogy melyikben mi van és azt, hogy hová kerüljön az új helyszínen. Ezt a dobozra is fel kell vezetni, mivel ezáltal a rakodók egyetlen pillantás alatt fel tudják ezt mérni és a megfelelő helyre tudják tenni.
A gyártóberendezéseket, értékes eszközöket, számítógépeket, nyomtatókat, vállalati szervert alaposan be kell csomagolni, buborékfóliázni, ezzel csökkenthető a sérülésveszély.
A költözés napja
Ha hétvégére időzítünk, akkor az is lehetséges, hogy hétfőn már az új helyen kezdhetnek a dolgozók, így az időkiesés minimalizálható. Sok esetben megéri ez a felár, hiszen így azonnal elindulhat a termelés és a cég működése, valamint hamarabb helyreáll a normál ügymenet. A helyi koordinátor és a költöztető cég a legtöbb esetben lemenedzseli a folyamatot, így a cégvezetés és a dolgozók a lehető legkevesebb tennivalót kapják ebben a munkában.
A céges költöztetés speciális feladat, melyet csak olyan költöztető céggel végeztessünk, amely megfelelő tapasztalattal és rutinnal rendelkezik ezen a területen.